Handboek pleinvertegenwoordigers

Handboek voor de pleinvertegenwoordigers (en hun plaatsvervangers) van de Groenstichting Rozendaal

Inhoudsopgave

  1. Voorwoord                                             
  2. Statuten en Huishoudelijk Reglement
  3. Beleidsdocument
  4. Functie en taken van
  5. de pleinvertegenwoordiger
  6. Relaties tot de commissies
  7. Pleinvergaderingen
  8. Vergaderingen algemeen bestuurd (AB)
  9. Contact met medebestuurders en bewoners
  10. Overige zaken
  11. Voorbeeld brief nieuwe bewoners

1. Voorwoord
Beste PLEINVERTEGENWOORDIGERS en PLAATSVERVANGEND PLEINVERTEGENWOORDIGERS

Het begrip “pleinvertegenwoordiging” behoeft enige uitleg. Niet alleen voor de buitenwereld maar ook voor pleinvertegenwoordigers zelf en vooral voor bewoners, die hier nog niet lang wonen. En de honkvasten willen wellicht graag nog eens horen hoe “het zit”.

Onze wijk bezit gemeenschappelijke voorzieningen, die van de bewoners zijn en voor en door de bewoners worden beheerd. Het zwembad, de tennisbaan, het basketbalveld en de groenvoorzieningen zijn hiervan de meest zichtbare voorbeelden. De centrale antenne installatie (CAI) is van het – nagenoeg – onzichtbare soort.

De Groenstichting Rozendaal is opgericht om de hierboven genoemde gemeenschappelijke voorzieningen te beheren. Elke huiseigenaar is bij de aankoop van een huis in de wijk via de specifieke bepalingen in de koopovereenkomst verplicht jaarlijks een financiële bijdrage te betalen aan de stichting voor het in stand houden, onderhouden en exploiteren van deze voorzieningen.  Zoals elke stichting heeft ook de groenstichting een bestuur. Het bestuur bestaat uit 12 algemene bestuursleden en vijf dagelijkse bestuurders.

De algemene bestuursleden zijn de pleinvertegenwoordigers. Zij worden per plein gekozen; elk plein vaardigt één bestuurder af. Deze groep van 12 kiest een dagelijks bestuur.

Een pleinvertegenwoordiger is dus een bestuurslid van de groenstichting Rozendaal (vanaf nu GR), niets meer en niets minder. De GR beslist over de middelen van de stichting. Belangrijke zaken zijn dus de manier waarop de gelden van de GR worden aangewend. Verder ziet de GR erop toe hoe een en ander uitgevoerd wordt. De pleinvertegenwoordiger vertegenwoordigt de bewoners van zijn plein en koppelt informatie van het bestuur terug naar zijn/haar pleinbewoners.

Als pleinvertegenwoordiger word je gekozen voor een periode van drie jaar. Je mag één keer aansluitend herkozen worden. Doel van dit handboek pleinvertegenwoordiger is dat het jou – en je opvolgers – snel wegwijs maakt.

Voor de goede orde: om de tekst leesbaar te houden wordt in het handboek de mannelijke vorm gebruikt, maar uiteraard is het boek ook geschreven voor al onze vrouwelijke (plaatsvervangend) pleinvertegenwoordigers.  

2. Statuten & Huishoudelijk Reglement

Het beheer van de wijk is ondergebracht in een stichting, die door de gemeente Leusden in samenwerking met de bouwer bij aanvang van de bouw van de wijk is opgericht. De gemeente Leusden maakt geen deel meer uit van de stichting, maar het stichtingsbestuur is wel verantwoording schuldig aan de gemeente.  Zowel de begroting als de jaarrekening moeten elk jaar ter goedkeuring worden voorgelegd aan de gemeente Leusden.

De statuten en het huishoudelijk reglement van de stichting vormen de kaders van ons “speelveld”. Lees ze aandachtig door. Ze bevatten elementaire informatie over de manier waarop onze stichting is opgebouwd, de werkwijze en de rechten en plichten van alle betrokkenen.

3. Beleidsdocument

In dit document zijn besluiten van het bestuur opgenomen over diverse onderwerpen, die om een nadere uitwerking vragen. Dit document wordt aangepast zodra er over een bepaald onderwerp een nieuw besluit is genomen.

Het is bedoeld als naslagwerk voor zowel bestuur als bewoners.

4. Functie en taken van de pleinvertegenwoordiger

Wat moet, wat mag en wat kan een pleinvertegenwoordiger doen?
Een pleinvertegenwoordiger is een bestuurder van de groenstichting, geen ordehandhaver of maatschappelijk werker. Hij heeft enkel mandaat over die dingen die daarmee samenhangen.

Verder is er ook een plaatsvervangend pleinvertegenwoordiger.

Deze vervangt de pleinvertegenwoordiger indien hij/zij verhinderd is. De plaatsvervangend pleinvertegenwoordiger wordt, evenals de pleinvertegenwoordiger, voor drie jaar gekozen door de bewoners en is eenmaal herkiesbaar. De plaatsvervangend pleinvertegenwoordiger en pleinvertegenwoordiger mogen niet in hetzelfde jaar aftredend zijn in verband met de continuïteit. Tip: zoek een plaatsvervangend pleinvertegenwoordiger die jou aanvult. Dus andere eigenschappen heeft, iemand die een andere generatie vertegenwoordigt of op een ander deel van het plein (bij grote pleinen) woont. Werk veel samen, maak er een duo-baan van. Alleen de pleinvertegenwoordiger heeft in de vergadering van het bestuur stemrecht; de plaatsvervangend pleinvertegenwoordiger mag stemmen bij afwezigheid van de pleinvertegenwoordiger.

Wat wordt er wel van de pleinvertegenwoordiger verwacht:
Hij vertegenwoordigt de bewoners van zijn plein in het AB. Dus moet hij weten wat er speelt onder zijn bewoners en dat inbrengen in het AB. Hij moet dus kunnen inventariseren en communiceren. Dat doet hij via formele wegen (pleinvergaderingen) en informeel, via contacten met bewoners op straat en bijv. in het zwembad.

Wat mag er niet van de pleinvertegenwoordiger verwacht worden:
Alle zaken die niet binnen het domein van de stichting vallen, vallen automatisch ook buiten het domein van de pleinvertegenwoordiger. De pleinvertegenwoordiger is geen ordehandhaver. Burenruzies, parkeer- en verkeersproblematiek zijn zaken die een pleinvertegenwoordiger niet hoeft op te lossen. Hij kan wel, indien hij het nodig acht, bepaalde zaken onder de aandacht van het AB brengen als dat nuttig kan zijn (bijv. parkeerproblematiek).

Een pleinvertegenwoordiger is geen maatschappelijk werker. Hij hoeft niet op te draven bij overlijden, geboorte of ziekte. Uiteraard mag hij als “vertrouwenspersoon” dat doen, maar hij treedt dan niet op namens de GR.

Op menig plein wordt om de zoveel tijd een pleinfeest gehouden. Ook dat is geen verplicht nummer voor de pleinvertegenwoordiger. Veelal faciliteert hij het door een clubje bewoners samen te stellen dat organiseert en regelt.

5. Relatie tot commissies

Het AB wordt geadviseerd door commissies (en waar nodig door tijdelijke werkgroepen)

  1. Groencommissie
  2. CAI (centrale antenne inrichting)
  3. Redactiecommissie

Deze commissies adviseren het AB in het te voeren beleid en voeren eventueel – na opdracht – ook uit. Voorzitters van commissies wonen de vergaderingen van het bestuur bij. Op deze wijze heeft de pleinvertegenwoordiger contact met de voorzitter van een commissie en kan hij vragen stellen of problemen aankaarten. Voor tussentijdse informatie kan de pleinvertegenwoordiger zich altijd tot de commissies wenden.

De pleinvertegenwoordiger is het eerste aanspreekpunt voor de bewoners in de contacten met de commissies. Dus de bewoners stellen hun vragen aan de pleinvertegenwoordiger en deze neemt contact op met de commissie. Zo behoudt de pleinvertegenwoordiger het overzicht in wat er leeft op zijn plein.

6. Pleinvergaderingen

Waarom een pleinvergadering?

Dit is een moment waarop de pleinvertegenwoordiger zijn bewoners informeert en consulteert. Dit gebeurt in principe  tweemaal per jaar. In het voorjaar om de jaarrekening van het afgelopen jaar te presenteren en toe te lichten. In het najaar wordt de begroting ter goedkeuring en vaststelling voorgelegd aan de bewoners. De pleinvertegenwoordiger organiseert daartoe een pleinvergadering. Hij regelt een locatie, nodigt de bewoners uit, zit de vergadering voor en zorgt (al dan niet zelf) voor het vastleggen van hetgeen besproken is.

De pleinvertegenwoordiger kan ervoor kiezen om extra vergaderingen te beleggen als hij dat nodig acht (bijv. bij onvoorziene omstandigheden zoals een plotselinge investeringsbeslissing).

De pleinvertegenwoordiger kiest een locatie waar de verwachte opkomst goed valt onder te brengen. De opkomst bij pleinvergaderingen is gemiddeld zo’n 10 tot 20% van de huizen. Je kunt ervoor kiezen de vergadering thuis te houden. De grote pleinen (Ardennen, Bohemen, Dalmatië) kunnen – bij een verwachte grote opkomst – een zaaltje huren.

Sinds 2005 is er een regeling waarbij de pleinen 2 maal per jaar een toelage krijgen voor het houden van een pleinvergadering à 2 euro per bezoekende bewoner per vergadering. De grote pleinen (Ardennen, Bohemen en Dalmatië) kunnen de zaalhuur apart declareren.

Tijdens een vergadering worden notulen gemaakt (vaak door de plaatsvervangend plein-vertegenwoordiger) die zo spoedig mogelijk onder de pleinbewoners worden verspreid met een kopie aan de secretaris van de groenstichting.

7. Vergaderingen van het algemeen bestuur (AB)

Jaarlijks vergadert het algemeen bestuur ongeveer 7 maal. Deze vergaderingen zijn besloten, dat wil zeggen dat bewoners deze vergaderingen mogen bijwonen maar geen spreekrecht hebben.  Uitzondering hierop zijn de twee vergaderingen waarin de begroting (mei/juni) en waarin de jaarrekening (oktober) wordt goedgekeurd. Tijdens deze vergaderingen mogen bewoners op de betreffende onderwerpen hun mening uiten.

8. Contact met medebestuurders en bewoners

Als pleinvertegenwoordiger communiceer je veel met het DB, het AB en met de bewoners van je plein. Wij hebben als GR een eigen domeinnaam met emailadressen. Elke pleinvertegenwoordiger en plaatsvervangend pleinvertegenwoordiger krijgt – evenals het DB en de commissies – een emailadres in bruikleen. Hierop ontvang je post van GR en kun je GR gerelateerde post versturen. Vragen omtrent je emailadres en –gebruik lopen via de redactiecommissie.

Binnen de GR gaat de “post” volledig per email.

Met je bewoners communiceer je bij voorkeur ook via email. De meeste pleinvertegenwoordigers hebben een lijst met bewoners waarvan ze een emailadres hebben (zo’n 90%). Houd deze lijst bij en vul hem aan (huisbezoek nieuwe bewoners). Bewoners waarvan je geen email hebt, informeer je middels printjes. Als je meerdere kopieën moet maken, kun je terecht bij “Drukstore” op de hoek Asschatterweg / Burg. De Beaufortlaan. Daar heeft de GR een rekening. Vermeld dus dat het kosten zijn voor de GR.

Van de secretaris ontvang je de agenda en overige stukken voor een komende AB vergadering als ook het verslag van de vorige vergadering. Notulen van de AB vergaderingen kun je – nadat deze zijn goedgekeurd door het AB – doorsturen naar je bewoners. De notulen worden eveneens op de website (besloten deel) geplaatst .

Veel pleinen stellen een zogenaamd “pleinjournaal” op. Hierin kunnen de officiële stukken zoals notulen, agenda van de pleinvergaderingen en luchtig nieuws over geboortes, pleinfeesten etc. worden opgenomen. Hoe je communiceert met je bewoners bepaal je echter zelf. N.B. Let bij het versturen van email naar de pleinbewoners erop dat je de mail naar jezelf stuurt en de emailadressen van de pleinbewoners bij bcc plaatst. Op die manier blijven de emailadressen privé en kunnen niet gebruikt worden door buitenstaanders of individuele bewoners.

Onze website wordt onderhouden door de redactiecommissie. Interessant nieuws (bijv. impressies van pleinfeesten) kun je bij hen aanleveren (redactie@groenstichtingrozendaal.nl).

9. Overige zaken met betrekking tot de pleinen

Inrichting plein:

Elk plein heeft per 6 jaar een bedrag van € 1000 ter beschikking om naar eigen goeddunken te besteden aan het middenplein. De speeltoestellen en het buitenmeubilair worden onderhouden door de groenstichting. Moet een speeltoestel of buitenmeubilair worden vervangen, dan komen de kosten daarvan – na goedkeuring door het AB – ten laste van de groenstichting.

Contact met overige partijen:

Voor vragen over zaken die niet onder het beheer van de groenstichting vallen zoals straten, fietspaden, straatverlichting, vijvers etc. kun je  het beste direct contact opnemen met de gemeente door een (WhatsApp) bericht te sturen naar 06-121 801 17. Daar kun je dan direct een foto aan toevoegen.

Pleininitiatieven: feest, borrels, kerstverlichting etc.

Dit zijn prima zaken om de sociale cohesie te bevorderen. Als pleinvertegenwoordiger kun je hier een rol in spelen, maar het hoeft niet.

TV- en radiosignaal/kabelnetwerk

Het kabelnetwerk aan de achterzijde van de woningen voor radio en TV in onze wijk is eigendom van de groenstichting. Wij kopen als stichting een signaal in bij Ziggo en verspreiden dat over ons netwerk. Het voordeel hiervan is dat het ruim 70% goedkoper is. Via deze kabel zijn ook additionele diensten zoals internet en telefonie af te nemen, maar daarvoor moeten bewoners zelf contact opnemen met Ziggo onder vermelding dat het standaardpakket worden afgenomen via een collectief abonnement van de groenstichting.

Sinds kort is ook aan de voorzijde van de woningen een glasvezelnetwerk aangelegd. Hiermee heeft de groenstichting geen bemoeienis. Bewoners kunnen al dan niet hiervan gebruik maken en zelf een contract sluiten met een provider.  De kosten voor de aansluiting op het kabelnet van Ziggo via het collectieve abonnement van de groenstichting (onderdeel van de verplichte jaarlijkse bijdrage aan de stichting) worden echter niet gerestitueerd gezien het meerjarig contract met Ziggo.

Garagesale

De jaarlijkse garagesale is ontstaan uit een particulier initiatief en vindt plaats op de eerste zaterdag van april. De Groenstichting vraagt de vergunning aan, maar is verder geen partij.

In hoeverre dit evenement nog gehandhaafd kan worden, hangt af van de steeds hogere eisen die aan het verlenen van een vergunning worden gesteld.

Kampeernacht

De kampeernacht Is ook een particulier initiatief waarvoor wij onze faciliteiten (zwembad) ter beschikking stellen. Deze activiteit vindt plaats in het laatste weekeinde van de zomervakantie.

Informatie over garagesale en kampeernacht wordt bekend gemaakt via website.